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Auditoria de Processos

O presente Documento Técnico tem por finalidade orientar os auditores independentes na análise dos assuntos de auditoria relacionados à certificação dos operadores do comércio exterior (intervenientes) no Programa Brasileiro de Operadores Econômicos Autorizados (OEA), instituído pela Instrução Normativa n°. 1521, de 04 de dezembro de 2014. Este documento discute os assuntos técnicos e orienta os auditores independentes quanto aos procedimentos de asseguração a serem aplicados e outros temas, incluindo modelo do relatório a ser emitido como resultado completo desse trabalho ou para os diagnósticos suplementares.

A Certificação no Programa Brasileiro de Operador Econômico Autorizado – OEA, operacionalizado exclusivamente pela RFB, passa a ser estratégica para qualquer Empresa que atue como INTERVENIENTE no Comércio Exterior. Os importadores e exportadores não precisam ser indústrias e a exigência de corrente comercial (exportações + importações) anual mínima de USD 10 milhões, antigas exigências do Linha Azul deixam de ser pré-requisitos do Programa “OEA”.

O cronograma da RFB estabeleceu que a modalidade “OEA-S” (Operador Econômico Autorizado Segurança) possa ser pleiteada desde março de 2015. Para tal, o requerimento para certificação é voluntário e somente será apreciado pela RFB atendidas às seguintes condições de elegibilidade, assim entendidas como aquelas que indicam o grau de confiabilidade do operador e que o tornam apto a participar do Programa OEA:

I.Idoneidade da empresa e de seus administradores;
II.Existência de regularidade fiscal, mediante aptidão para obtenção de certidão negativa de débitos ou certidão positiva de débitos com efeitos de negativa, em relação aos tributos e contribuições administrados pela RFB/PGFN;
III.Sistema satisfatório e informatizado de gestão dos registros comerciais, contábeis, financeiros e operacionais, pelo qual o operador econômico seja capaz de manter os registros atualizados, precisos e completos concernentes às suas operações;
IV.Condição financeira, patrimonial e econômica que indique sua capacidade de manter e aperfeiçoar as medidas que garantam a segurança de sua atividade na cadeia logística;
V.Política de realização periódica de auditorias de controles internos, não apenas contábeis, mas também dos procedimentos operacionais, de sistemas de controle e de outros aspectos relacionados às atividades de comércio exterior, com vistas a identificar e corrigir eventuais irregularidades ou deficiências;
VI. Adesão ao Domicílio Tributário Eletrônico (DTE);
VII. Requerimento mediante dossiê digital de atendimento, na forma prescrita no art. 4º da Instrução Normativa RFB nº 1.412, de 22 de novembro de 2013;
VIII.Inscrição no CNPJ há mais de 24 meses e regularidade de operações que permitam aferir o risco, o perfil da empresa, espontaneidade de retificações pós-desembaraço, entre outras características.

Enfim, as orientações deste Documento Técnico se destinam aos auditores independentes, pois requerem conhecimento profissional próprio dessa atividade e observância da norma de asseguração aplicável, incluindo a necessária independência, bem como os requisitos do Código de Ética Profissional do Contabilista.

BASE PARA AS ORIENTAÇÕES DESTE DOCUMENTO TÉCNICO

As orientações contidas neste Documento Técnico foram baseadas na Norma e Procedimentos de Asseguração - NPO N°. 1 emitida pelo IBRACON.

Os elementos dos trabalhos de asseguração e a forma como eles estão presentes nos serviços discutidos neste Documento Técnico podem ser assim resumidos:

- relação de três partes integrada pelo usuário previsto (a administração da entidade e a autoridade fiscal), a parte responsável (a administração da entidade) e o próprio auditor independente.
- objeto, ou seja, o sistema de controle interno implementado na entidade para permitir o cumprimento regular de suas obrigações cadastrais, documentais, tributárias e aduaneiras e as informações preparadas pela entidade.
- o critério, ou seja, a legislação especifica da Receita Federal (IN 1521/2014) e demais atos regulamentadores (ADE COANA – Ato Declaratório Executivo do Coordenador Geral de Administração Aduaneira).
Dadas as limitações inerentes ao sistema de controle interno, dos trabalhos requeridos e o objetivo restrito do critério utilizado, o presente Documento Técnico está dirigido para que o auditor obtenha uma segurança limitada sobre o sistema de controle interno dos processos correlatos à área de comercio exterior de acordo com os critérios acima referidos.
REQUISITOS ÉTICOS

Na execução deste trabalho, o auditor independente deve observar os requisitos éticos constantes da Parte B da NPO 1 - Normas e Procedimentos de Asseguração. Visando possibilitar a contínua renovação da objetividade e do ceticismo do auditor, necessários aos trabalhos, é requerida a rotação dos responsáveis técnicos pelos trabalhos na entidade auditada.

Dessa forma, o prazo de rotação estabelecido no item 1.2.9.3 da NBC P 1.2, editada pela Resolução CFC n°.1.034/05,deve ser adaptado à situação específica do trabalho de que trata este Documento ou norma específica a ser publicada, podendo prevalecer a necessidade de substituição dos líderes em cada novo trabalho.

CONTROLE DE QUALIDADE

Na execução dos trabalhos de asseguração previstos neste Documento Técnico, o auditor independente deve implementar procedimentos de controle de qualidade aplicáveis de acordo com a NBC T-11 - 8 - Supervisão e Controle de Qualidade, aprovada pela Resolução CFC n° 1.036/05.

ACEITAÇÃO E CONTINUAÇÃO DO TRABALHO

Os trabalhos de asseguração previstos neste Documento Técnico também devem submeter-se à analise requerida pelas normas de asseguração que estabelecem a necessidade de obter conhecimento do cliente, seus acionistas e administradores, entender as circunstâncias do trabalho, as exigências do Código de Ética ou das normas profissionais.

Adicionalmente, o auditor independente deve considerar se:

• terá acesso apropriado e suficiente às evidências que respaldarão sua conclusão.
• possui as competências profissionais necessárias ao trabalho a ser desenvolvido.
ACORDO SOBRE OS TERMOS DO TRABALHO

Após considerar-se satisfeito pela aceitação do trabalho de asseguração o auditor independente deve ajustar os termos do trabalho com o contratante. Orientações sobre este assunto podem ser obtidas na Resolução CFC nº. 987/03.

PLANEJAMENTO DO TRABALHO

Neste planejamento o auditor deve incluir os procedimentos mínimos incluídos no programa de trabalho que será anexado a este Documento Técnico. Este programa de trabalho básico deverá ser complementado a partir da análise de riscos do trabalho, dos negócios e sistemas do cliente com os procedimentos adicionais requeridos para responder de forma apropriada aos mesmos e propiciar a obtenção de evidência necessária para formar a conclusão.

Para a realização desse planejamento o auditor deve considerar, no que for aplicável, as disposições adicionais contidas na NBC T 11.4 - Planejamento da Auditoria, aprovada pela Resolução CFC n° 1.035/05 e na Norma e Procedimentos de Asseguração - NPO N°. 1, do IBRACON.

RELEVÂNCIA E RISCO DO TRABALHO DE ASSEGURAÇÃO

Como previsto na norma de asseguração o auditor independente deve considerar a relevância e o risco do trabalho de asseguração no planejamento de trabalho previsto neste Documento Técnico.

O auditor independente considera a relevância ao determinar a natureza, época e extensão dos procedimentos de obtenção de evidências, e ao avaliar se as informações sobre o objeto não contêm imprecisões. A consideração da relevância exige que o auditor independente compreenda e avalie quais fatores poderão influenciar as decisões dos usuários previstos.

A relevância é considerada em termos de fatores quantitativos e qualitativos, tais como a magnitude, a natureza e a extensão do efeito desses fatores sobre a avaliação do sistema de controle interno o que requer julgamento do auditor independente.

FRAUDE E ERRO

As normas de auditoria de demonstrações contábeis relacionadas a este tema estão consubstanciadas na NBC T 11 - IT - 03.

Seus fundamentos devem ser considerados no planejamento e execução desses trabalhos, destacando-se os aspectos a seguir.

O termo fraude refere-se a ato intencional de omissão ou manipulação de transações, adulteração de documentos e registros contábeis, enquanto que o termo erro refere-se a ato não-intencional na elaboração de registros e demonstrações contábeis, que resulte em incorreções deles.

A responsabilidade primária na prevenção e identificação de fraudes e/ou erros é da administração da entidade, mediante a manutenção de adequado sistema de controle interno, que, entretanto, não elimina o risco de sua ocorrência. O auditor não é responsável nem pode ser responsabilizado pela prevenção de fraudes ou erros. Entretanto, deve planejar seu trabalho avaliando o risco de sua ocorrência, de forma a ter razoável segurança, mas não absoluta, de que não existem fraudes e erros que impliquem efeitos relevantes nas informações como um todo preparadas pela Administração.

AMOSTRAGEM

As normas de auditoria de demonstrações contábeis relacionadas a este tema estão consubstanciadas na NBC T 11.11 e serão consideradas na execução desses trabalhos, destacando-se os aspectos a seguir. Amostragem é a utilização de um processo para obtenção de dados aplicáveis a um conjunto, denominado universo ou população, por meio do exame de uma parte deste conjunto denominada amostra.

Amostragem de auditoria é a aplicação de procedimentos de auditoria sobre uma parte da totalidade dos itens que compõem o saldo de uma conta, ou classe de transações, para permitir que o auditor obtenha e avalie a evidência de auditoria sobre algumas características dos itens selecionados, para formar, ou ajudar a formar, uma conclusão sobre a população.

A determinação do tipo de amostragem e do apropriado tamanho da amostra envolve julgamento do auditor, que considera o nível de segurança nos procedimentos em si, os riscos inerentes e os resultados de outros procedimentos de auditoria. Alinhada às considerações acima, a amostragem deverá ser realizada em conformidade com o que vier a ser estabelecido em norma a ser publicada pela RFB  no tocante à revisão das operações de comércio exterior.

UTILIZAÇÃO DOS TRABALHOS DE ESPECIALISTA

Quando se recorre ao trabalho de um especialista para a obtenção e a avaliação de evidências, o auditor independente e o especialista devem possuir, em conjunto, habilidade e conhecimento adequados em relação ao objeto e aos critérios, para que o auditor independente possa determinar que foram obtidas evidências adequadas e suficientes.

Quando do uso dos trabalhos de especialistas, o auditor independente deverá seguir as normas da NBC P 1.8 - Utilização de Trabalhos de Especialistas, aprovadas pela Resolução CFC nº 1.023/05, de 15 de abril de 2005.

EXTENSÃO DOS TRABALHOS E DIAGNÓSTICO

Os trabalhos para fins de certificação no Programa Brasileiro de Operador Econômico Autorizado envolvem a verificação dos principais controles internos implementados, bem como o cumprimento de obrigações cadastrais, documentais, tributárias e aduaneiras. Em relação a esses controles internos, especial atenção deve ser dada aos controles-chave, uma vez que são aqueles que permitem à administração da entidade obter segurança quanto ao cumprimento regular das referidas obrigações.

A questão que pode ocorrer é o auditor ser solicitado a executar trabalhos e emitir seu relatório para apenas parte do processo (diagnóstico). Segundo as normas de asseguração, o auditor somente pode emitir conclusão sem ressalva quando seu exame foi realizado de acordo com as normas de asseguração e, portanto, com a aplicação de todos os procedimentos necessários nas circunstâncias. A existência de limitações na extensão de seu trabalho normalmente originará relatório com abstenção de conclusão ou com ressalva na conclusão, denominado disgnóstico.

Portanto, caso o auditor seja contratado para um trabalho de asseguração voltado somente para parte do processo de certificação, a execução do mesmo será possível somente se não houver nenhuma restrição ao acesso do auditor às informações, registros e dados em que se baseiam as informações e controles, e sejam possíveis todos os procedimentos de asseguração que considere necessários nas circunstâncias. Assim, a asseguração para parte do processo de certificação com a entrega de um diagnóstico representa um trabalho de objetivo limitado, mas não de extensão limitada àquela necessária para atingir o objetivo de habilitação.

Assim, ao receber solicitação dessa natureza, o auditor deverá avaliar se, nas circunstâncias específicas, é possível a realização de trabalho de extensão limitada.

OBTENÇÃO DE EVIDÊNCIAS

O trabalho de asseguração aqui tratado exige a aplicação de habilidades e técnicas para a obtenção de evidências suficientes e adequadas, no contexto de um processo de trabalho sistemático e repetitivo, que inclui a obtenção de um entendimento do sistema de controle interno e de outras circunstâncias do trabalho.

CARTA DE RESPONSABILIDADE DA ADMINISTRAÇÃO

Conforme previsto na norma de asseguração, o auditor independente deve obter confirmação por escrito de declarações orais visando reduzir a possibilidade de mal-entendidos entre o auditor independente e a parte responsável. Em particular, o auditor independente deve solicitar ao executivo responsável pelas informações objeto do trabalho uma declaração, por escrito, sobre as informações prestadas relativas ao processo de habilitação. Não dispor de declarações por escrito normalmente dá origem a uma conclusão com ressalvas ou a uma abstenção de conclusão devido à limitação do alcance do trabalho.

Ao longo do trabalho de asseguração, o responsável pode fazer declarações ao auditor independente, sejam elas espontâneas ou em decorrência de indagações específicas. Sempre que tais declarações estejam relacionadas a assuntos relevantes para a avaliação ou a mensuração do objeto, o auditor independente deve:

(a) avaliar a sua razoabilidade e consistência em relação a outras evidências obtidas, inclusive outras declarações;
(b) considerar se o autor das declarações está, em princípio, bem familiarizado sobre esses assuntos;
(c) se considerar necessário, obter evidências corroborativas.

As declarações do responsável não podem substituir outras evidências que seriam, normalmente, disponibilizadas. A incapacidade para obter evidências  adequadas e suficientes em relação a um assunto que tenha, ou possa vir a ter, um efeito relevante sobre a avaliação ou a mensuração do objeto, pois elas deveriam ser disponibilizadas, constitui uma limitação no alcance do trabalho, mesmo no caso de ter sido recebida uma declaração do responsável sobre o assunto.

Por ser um trabalho específico, será anexado a este Documento Técnico um modelo de Carta de Responsabilidade da Administração, que tomou como base a NBC T 11.17 - Carta de Responsabilidade da Administração, aprovada pela Resolução CFC nº. 1.054/05, de 7 de outubro de 2005.

CONSIDERAÇÃO DE EVENTOS SUBSEQUENTES

O auditor independente deve considerar o efeito causado às informações revisadas e ao relatório de asseguração de eventos ocorridos até sua data. O grau de consideração dado a eventos subsequentes depende da possibilidade de tais eventos afetarem as informações sobre o objeto deste trabalho e a adequação da conclusão do auditor independente. Levar em conta eventos subsequentes, nos trabalhos objeto do presente Documento Técnico, pode não ser importante em razão da natureza das informações revisadas. Por exemplo, quando forem relatadas providências a serem implementadas pela administração, no futuro, em relação às falhas detectadas pelo auditor nos controles internos da entidade ou em relação a determinado procedimento fiscal, o auditor independente somente verificará essas implementações se forem executadas até a data de seu relatório. Providências a serem implementadas após essa data não serão objeto de verificação por parte do auditor por representarem compromissos assumidos pela administração, que eventualmente poderão ensejar a assinatura de um Termo de Compromisso entre a Administração da entidade e a Autoridade Fiscal, no caso a RFB.

DOCUMENTAÇÃO

O auditor independente deve documentar seus trabalhos bem como assuntos significativos relacionados às evidências que fundamentem o seu relatório e que comprovem, dessa forma, que o trabalho foi realizado de acordo com o presente Documento Técnico.

A documentação inclui um registro das considerações do auditor independente sobre todas as questões importantes que exijam o exercício de julgamento e respectivas conclusões. A existência de questões complexas de princípio ou julgamento requer que a documentação inclua fatos pertinentes, conhecidos do auditor independente no momento da conclusão.
Não é necessário, nem prático, documentar todos os assuntos levados em conta pelo auditor independente. Ao aplicar o seu julgamento profissional para avaliar a extensão da documentação a ser preparada e mantida como evidência, o auditor independente pode considerar o que é necessário para proporcionar a um outro auditor independente, sem nenhuma experiência prévia do trabalho, um entendimento do trabalho realizado e a base das principais decisões tomadas (excluindo aspectos detalhados sobre o trabalho). Pode acontecer que este outro auditor só compreenda aspectos detalhados do trabalho discutindo-os com o auditor independente que preparou a documentação.

PAPÉIS DE TRABALHO

O auditor independente deve observar o item 11.3.3 da NBC T 11.3, aprovada pela Resolução CFC n°. 1.024/05, do CFC, que trata da confidencialidade, custódia e propriedade dos papéis de trabalho. Dessa forma, o acesso aos papéis de trabalho que suportam o relatório emitido pode ser franqueado à SRF para leitura e análise, mediante autorização formal da entidade auditada.